Certyfikaty kwalifikowane KSeF – podpis i pieczęć

eurocert_autoryzowany_partner_szukiewicz_it

Podpis elektroniczny i kwalifikowane usługi zaufania — co to jest, dla kogo, jak zacząć?

Cyfrowy obieg dokumentów przestał być „nice-to-have”. Dzięki kwalifikowanym usługom zaufania (podpis, pieczęć, znacznik czasu) podpisujesz i weryfikujesz dokumenty online z mocą równą podpisowi własnoręcznemu — w Polsce i całej UE (rozporządzenie eIDAS). W praktyce to krótsze procesy, mniej papieru i wyższe bezpieczeństwo.

podpis_elektroniczny_certyfikat_kwalifikowany_ksef

Najważniejsze usługi kwalifikowane

Kwalifikowany podpis elektroniczny (QES) — prawnie równoważny podpisowi odręcznemu; dostępny także w wygodnej wersji „w chmurze” bez czytnika i karty (autoryzacja z aplikacją mobilną).
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna (dla firm/instytucji) — masowe, automatyczne „opieczętowanie” dokumentów cyfrowych (faktury, zaświadczenia, decyzje). Warianty dopasowane do potrzeb organizacji.
Kwalifikowany znacznik czasu — wiarygodne potwierdzenie daty i godziny istnienia/ podpisania dokumentu z niezależnego źródła czasu. Często używany razem z podpisem lub pieczęcią.
W naszej ofercie dostępny jest komplet kwalifikowanych usług zaufania: podpis, pieczęć, znaczniki czasu oraz certyfikaty (np. QWAC/PSD2).

Dla kogo? Przykłady zastosowań z branż

Transport i logistyka
QES sprawdza się przy zawieraniu umów (przewozu, dostawy, składu, spedycji), potwierdzeniach zamówień, pełnomocnictwach, NDA, fakturach i korektach, umowach leasingu/faktoringu, instrukcjach BHP, ugodach itp. Szczególnie przydatny w kontaktach międzynarodowych — usprawnia zdalną współpracę.
Biura rachunkowe i księgowi
Aktualne przepisy wymuszają elektroniczne składanie deklaracji — podpis kwalifikowany umożliwia m.in.: JPK, deklaracje ZUS, e-Deklaracje, eKRS, podpisywanie sprawozdań finansowych, faktur, korespondencję z GIIF oraz elektroniczne PIT-11.
Kancelarie notarialne - Zgodnie z „Prawem o notariacie” notariusze posługują się kwalifikowanym podpisem m.in. przy wypisach aktów, wpisach do Rejestru Spadkowego czy europejskiego poświadczenia spadkowego. EuroCert oferuje podpis oraz znacznik czasu zgodny z wymaganiami CREWAN i Krajowej Rady Notarialnej.
Przykłady czynności:
• elektroniczne wypisy do KRS (Art. 92a §2)
• wpisy APD do Rejestru Spadkowego (Art. 95h §1)
• wpisy EPS do Rejestru Spadkowego (Art. 95y §1).
Dlaczego warto?
Moc prawna i zaufanie — podpis kwalifikowany to „cyfrowy odpowiednik” podpisu własnoręcznego, uznawany w UE.
Szybkość i wygoda — podpisywanie z dowolnego miejsca; w opcji chmurowej bez czytnika/karty.
Skalowalność — pieczęć kwalifikowana automatyzuje masowe operacje na dokumentach.
Dowód czasu — znacznik czasu zabezpiecza datę i integralność dokumentów.

Kwalifikowany podpis, pieczęć i znacznik czasu to dziś standard w nowoczesnych organizacjach — od kancelarii notarialnych, przez transport i logistykę, po biura rachunkowe. Dają legalną moc, przyspieszają obieg dokumentów i obniżają koszty operacyjne. Jeśli chcesz wdrożyć te rozwiązania w swojej firmie, pomożemy dobrać właściwy wariant i przeprowadzić zespół przez proces wdrożenia — od weryfikacji po szkolenia użytkowników. Również na potrzeby KSeF oferujemy:

  • Osobisty podpis kwalifikowany — dla osób wystawiających faktury, nadających uprawnienia w KSeF i zatwierdzających dokumenty w procesach około fakturowych.
  • Kwalifikowana pieczęć podmiotu— do automatycznego „opieczętowania” dokumentów/załączników generowanych systemowo (raporty, potwierdzenia, wydruki).
  • Kwalifikowany znacznik czasu — do trwałego znakowania dokumentów przetwarzanych poza KSeF (audyt/zgodność).

Jak usługi kwalifikowane usprawniają obsługę systemu KSeF.